在制造业,项目通常使用共享资源,使得项目经理和职能部门经理就工作绩效不断进行谈判。制造企业目前精简和扁平化的趋势只会加剧紧张,项目经理和职能部门经理也因此为权利和权威相互竞争。所以,人们试图将现有的纵向组织架构和命令-服从体制改为横向组织架构和参与式决策,这是个重大的改变。

但对于项目管理的定义以及项目管理如何在制造业中发挥作用,人们仍旧只有模糊的概念。几乎没人知道如何在现有的产业组织中做出项目管理实施的必要变更,因此没有实施计划。8Manage认为,制造企业在实施项目管理时,可从以下几个方面入手:

1、改变组织

从事项目管理工作的人,无论是受过高等教育的工程师还是技艺精湛的工人,都倾向于向现代项目管理(MPM)转变。他们认为项目管理专业人员(PMP)为工作带来了理性和秩序。他们往往希望拥有一个获得授权的工作团队,以躲避来自他们的经理抗拒和拖延。

对于职能部门经理来说,这种变化可能是个严重的威胁。许多职能部门经理认为,他们的工作职能与车间生产线主管的工作类似。这些经理相信,他们必须能够比下属更好地完成所有任务。人们认为,如果向横向组织架构和参与式管理转变,这类经理就会失去与人才相关的价值,而这个价值帮助他们获得管理职位。因此,存在争取保留命令-服从体制的强烈个人动机。

还有一些逻辑更清晰、更为狡猾的经理,他们用怀疑的态度抵抗改变,质疑每个机会。他们是20世纪的经理,已经学会如何在怀疑中停滞,如何在缺乏支持的恐惧中自我激励。即使是懦夫也可以玩这个游戏。

2、了解项目管理

项目管理协会(PMI)及其从事培训业务的成员都致力于解决制造行业的项目管理问题。大多数大中型制造企业都愿意,有时也渴望购买项目管理培训。但这些培训似乎并不有效,会出现各种问题。

首先,尽管PMI做出努力,但这些培训师的能力参差不齐,所教内容也不太一致。在项目管理培训方面,往往没有建立可见的质量控制体系,例如要求PMP作为认可的最低标准。课堂培训通常具有通用性,将融会贯通和用于实际工作的重担留给学生。我们需要在职的跟踪和指导,但这具有风险。许多项目管理培训师不想让自己暴露在潜在的失败或批评中。然而,不可避免的是,现代项目管理需要的技能和知识一样多。

关于主管和客户支持经理如何在横向组织架构中履行职责的培训几乎不存在。主管和客户支持经理是项目失败的关键因素,因为在制造业几乎总是共享资源。他们需要知道他们什么时候必须参与,如何适当参与,进而提高项目成功率。他们可能不是经常性参与者,但他们是团队的一部分。

现代项目管理(MPM)在制造业中最有前途的应用是用于新产品的开发。新产品的开发遵循某些企业已经分析和记录的流程。这个流程描述出开发新产品必须按顺序采取的步骤,反映出产品如何被开发。项目计划是个并行流程,描述了谁必须执行产品开发流程,以及他们什么时候必须执行。MPM将计划用作指导和度量工具,在适当时候将产品开发流程步骤做好。如果采用产品开发步骤的交迭体系,如在并行工程、同步工程或同步工程和制造中,用MPM进行管理就会变得势在必行。

3、集成项目管理和产品开发

新产品开发过程中主要组成部分的关系由内到外分别是:产品、产品开发流程、项目管理主管和职能部门经理,核心是正在开发的新产品。这个核心被产品开发流程围绕,描述了新产品将如何开发,它是工程师的流程指南。

到目前为止企业缺乏的是协调所有不同的工程规范,这样每个人才能在正确的时间和地点完成工作。这是关于谁在什么时间负责开发流程的管理问题,这不是工程,这是对工程专业人才的管理。这些人才之间的协调越强,产品的质量就越好,产品的生产速度也就越快。

当开发活动重叠时,协调功能就会变得特别复杂,因为必须同时管理几项工作,从而在预期时间内产生协调的结果。这类管理需要相当多的技能,属于制造业项目经理的特殊领域。但项目经理需要企业提供帮助。主管和职能部门经理通常代表这个公司组织。在MPM环境中,主管和职能部门经理发挥着一定的作用。

启动产品开发项目是一项执行功能,包括选择项目经理和定义将要开发的产品。当新产品定义正式形成时,这些活动有很强的营销投入。开发预算审批和定期进度审查是主管的常规职责。协助解决异常问题和调解公司层级的僵局也是主管职能。主管应该接受这些项目职责和责任方面的培训。

在项目环境中,职能部门经理的角色与纵向组织架构中的角色有所不同。他们主要负责给项目工作量提供人员和服务支持,项目经理是他们的客户。项目经理管理工作,职能部门经理管理资源池。在MPM环境中,项目经理必须是项目决策团队的领导者。他们为开发产品的工程师提供协调服务,这些工程师使用的是产品开发流程的步骤。职能部门经理最好通过项目经理提供建议和推荐信息。这不仅能增强团队合作,还能使变更处于项目团队的控制范围之内。

4、利用技术优势

在上述组织、教育和整合工作完成后,选择以交易为导向的项目管理工具,如8Manage PM,来强化政策、控制流程和保持人们的诚实,这些都是在制造业中成功实施项目管理的关键。通过 8Manage PM的WBS 页面以及时间管理模块的应用,企业可掌控项目任务的时间安排,实现对项目整体框架的把握。在项目开始之初即可对项目初始概况做了全面的了解。项目实施开始后,通过 8Manage PM信息汇总功能,把每个项目任务的变更信息实时汇总到 WBS 页面,动态呈现项目的进程。

系统提供项目概览、费用概览、资源概览、可交付成功概览及进度报告概览,并支持单层项目及多层项目的数据分析,提供多层次数据分析报表,帮助不同人群跟踪项目状态、发现问题并跟踪解决问题的行动。同时,8Manage独特的实时交易型项目管理技术能够及时更新项目信息,同时保持项目信息的完整性,使人保持诚实。

结语

随着经济发展进入新常态,传统制造业面临多重压力,制造业企业正从传统的组织结构向“精益、出色、扁平化”的组织转变,这样的转变必须伴随着现代项目管理新模式的应用。如果制造业企业要成功转变并持续下去,就必须在现有的产业组织中做出项目管理实施的必要变更,让项目管理真正发挥作用。